مهارات إدارة الموظفين
أولًا: أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المديرون
لكي يكون المدير ناجحًا في إدارة فريقه وتحقيق أعلى أداء من موظفيه، عليه أن يمتلك مجموعة من المهارات الشخصية والإدارية، وأهمها:
- القدرة على القيادة: أن يكون قدوة ويوجّه فريقه بوضوح.
- مهارات التواصل: إيصال الأفكار بوضوح والإنصات للآخرين.
- التحفيز: تشجيع الموظفين ودعمهم نفسيًا ومهنيًا.
- اتخاذ القرار: القدرة على اتخاذ قرارات حاسمة وسريعة.
- حل المشكلات: إدارة الأزمات ومعالجة العقبات بفعالية.
- التفويض الفعّال: توزيع المهام بذكاء ومنح الثقة للموظفين.
أنواع الشخصيات الإدارية
🔹 الشخصية المستبدة:
مدير يفرض أوامره دون نقاش، وكانت هذه الطريقة فعّالة قبل خمسين عامًا لكنها أصبحت اليوم مشكلة؛ لأن الموظفين يعملون بدافع الخوف فقط، وعند غياب المدير تتوقف الأعمال.
🔹 الشخصية المهملة:
مدير مسترخٍ يرمي المهام على الموظفين دون مناقشة أو متابعة حقيقية، ويفوض بشكل غير فعّال، فيترك العمل يسير دون توجيه.
🔹 الشخصية الديمقراطية:
مدير يؤمن بالمشاركة ويشرك الموظفين في اتخاذ القرارات، ويحفّزهم داخليًا ليبذلوا أقصى ما لديهم من قدرات.
👉 الخلاصة: أفضل مدير هو الذي يجمع بين الحزم والمرونة، ويُحسن إدارة فريقه ليعمل بأقصى طاقته.
ثانيًا: مجالات النتائج الرئيسية
🔹 1. احتياجات الزبائن:
لكل مدير ثلاثة أنواع من الزبائن:
- الزبون الأول: مديرك المباشر. رضا مديرك عن عملك هو طريقك للترقية.
- الزبون الثاني: العملاء الخارجيون الذين يشترون منتجاتك أو خدماتك.
- الزبون الثالث: موظفوك أنفسهم. عليك التعامل معهم كزبائن داخليين تحتاج لإرضائهم وتوفير بيئة داعمة لهم.
🔹 2. النتائج الاقتصادية:
تفكير المدير دائمًا يجب أن يكون كيف يقلل التكاليف ويزيد الأرباح.
🔹 3. الجودة:
الجودة العالية هي سر تميزك عن المنافسين.
🔹 4. الإنتاجية:
وظيفتك كمدير أن تجعل الموظفين يعملون بأقصى طاقاتهم بكفاءة.
🔹 5. الإبداع:
شجع فريقك دائمًا على طرح أفكار جديدة. عقد اجتماعات دورية لمناقشة الأفكار مهم جدًا.
🔹 6. تنمية وتطوير الموظفين:
الموظفون هم أساس النجاح، وكلما اهتممت بتطويرهم، زادت قوة إدارتك.
🔹 7. تطوير الشركة:
طور الأنظمة والآليات بشكل مستمر، وابتكر طرقًا تُسهّل العمل وتزيد كفاءته.
ثالثًا: التفويض
✅ ما هو التفويض؟
هو تحديد المهام المطلوبة وتفويضها للموظف المناسب لإنجازها وفق معايير محددة وفي الوقت المحدد.
مفاتيح التفويض الفعّال:
- التفكير بتفاصيل المهام.
- ربط متطلبات المهام بمهارات الموظف.
- التفويض التدريجي.
- تفويض المهمة بالكامل وليس جزءًا منها.
- تحديد معايير ومقاييس الأداء.
- المشاركة والمناقشة مع الموظف.
- تفويض الصلاحيات اللازمة للتنفيذ.
- منح الموظف الحرية والثقة.
مخاوف التفويض:
- ضيق الوقت.
- عدم كفاءة الموظف.
- اعتقاد المدير أنه لا أحد سينجزها مثله.
- غرور بعض المدراء.
- الخوف من فقدان السيطرة.
تجنب التفويض العكسي:
احذر من عودة المهام إليك مرة أخرى، وأصرّ على بقاء المسؤولية عند الموظف، مع تقديم دعم بسيط إذا احتاجه.
التعامل مع المشاكل أثناء التفويض:
- اطلب من الموظف تحديد المشكلة.
- التفكير في ثلاثة حلول.
- اختيار حل واحد ومناقشته معك.
- بهذه الطريقة تقل الأخطاء بنسبة 90%.
✅ أدوات التفويض:
استخدم أهداف SMART:
- محددة (Specific).
- قابلة للقياس (Measurable).
- قابلة للإنجاز (Achievable).
- تُراجع باستمرار (Reviewed).
- مرتبطة بوقت محدد (Time-Bounded).
يمكنك أيضًا استخدام:
- التفويض بتحديد الهدف النهائي مع الموظفين الأكفاء.
- التفويض بالاستثناء مع الموظفين الأقل كفاءة.
رابعًا: التعامل مع شخصيات الموظفين
🔹 الشخص العاطفي: يركز على رأي الآخرين فيه أكثر من تركيزه على المهمة.
🔹 الشخص المفكر/المحلل: يهتم بالتفاصيل أكثر من النتائج.
🔹 الشخص الاجتماعي: شخص مرح لديه قدرة عالية على التواصل.
🔹 الشخص المندفع للعمل: يهتم بمعرفة الهدف النهائي ولا يحتاج تفاصيل كثيرة.
خامسًا: التعامل مع عادات الموظفين
1️⃣ الإهمال
علاماته: انخفاض الإنتاجية – تأخير المهام – إهمال الواجبات.
أسبابه: ضعف التحفيز – غياب التقدير – ضعف الإشراف – أسباب خارجية.
الحل: وضوح المهام – بيان العواقب – تغيير أسلوبك في التعامل – اتخاذ الإجراءات المناسبة.
2️⃣ ضعف الأداء
علاماته: كثرة الأخطاء – عدم الاعتماد عليه – تأثيره السلبي على الفريق.
الحل: حدد المشكلة – قدم الدعم والتدريب – راقب الأداء – ناقش الحلول واتفق على خطة تحسين.
3️⃣ الصعوبة في التعامل
علاماته: العناد – المزاجية – الأداء الضعيف – إساءة التعامل.
الحل: كن هادئًا – تحكم في مشاعرك – طبق الإجراءات الرسمية – أظهر سيطرتك.
4️⃣ التحدي والندية
علاماته: تجاوز المدير – إعطاء أوامر للآخرين – انتقاد الإدارة علنًا.
الحل: المواجهة – التأكيد على أنك المسؤول – أحيانًا التجاهل مفيد – أحيانًا السماح له بقرار منفرد.
سادسًا: مسؤوليتك في تحسين الأداء
✅ Feedback فعال:
- اعطه بسرعة.
- حدد المشكلة بوضوح.
- اسمح له بالتعبير عن رأيه.
- وضح التغيير المطلوب.
- أنهِ الحديث بإيجابية.
✅ طلب تحسين الأداء:
- حدد المشكلة.
- حدد الأشخاص المعنيين.
- اتفق على التغيير المطلوب.
- وضح العواقب.
✅ حل الصراعات:
- اجتمع مع جميع الأطراف.
- اسمح للجميع بالكلام.
- وضح ما يحتاجه كل طرف.
- انهِ اللقاء بحل إيجابي.
✅ التدريب:
- حدد نقاط الضعف.
- قدم ملاحظات بنّاءة.
- ارفع مستوى المهام تدريجيًا.
- قدم جرعات تحفيزية إيجابية.
سابعًا: التحفيز وخلق بيئة إيجابية
أهم عوائق التحفيز:
- الخوف من الفشل.
- الخوف من الرفض.
الحل:
- تقبّل الأخطاء وتعلّم منها.
- ناقش الأفكار ورفضها بشكل إيجابي.
- شجع المشاركة.
عوامل البيئة الإيجابية:
- مهارات تواصل قوية.
- توقعات إيجابية.
- المشاركة.
- الحرية والاستقلال.
- التقدير.
- فرص التدريب.
- الصداقة داخل بيئة العمل.
✅ باختصار: المدير الناجح هو الذي يستطيع أن يدير نفسه قبل أن يدير موظفيه. يمنح فريقه الثقة والتوجيه والدعم ويخلق بيئة إنتاجية عالية وتحفيزية دائمة.